7 Tipps, wie du das richtige System für deine Warenwirtschaft findest

Vertrieb, Lager, Produktion, Einkauf, Personal, Rechnungswesen, Controlling – In jedem Bereich versuchst du, die verschiedenen Ressourcen optimal einzusetzen, zu beeinflussen und zu managen. Es ist nicht leicht, dabei den Überblick zu behalten. Ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-System wird dich dabei effektiv unterstützen. Diese 7 Tipps helfen dir dabei, das richtige ERP-System für dein kleines oder mittleres Unternehmen auszuwählen.

Tipp 1: Halte deine Ziele fest.

Gehe gedanklich einen Schritt zurück und versuche dich zu erinnern, wann dir der Gedanke kam: „Jetzt brauchen wir im Unternehmen ein ERP-System!“ Wann war die Grenze der bisherigen Prozesse erreicht und welchen Auslöser gab es? Bei der Auswahl eines ERP-Systems solltest du diesen Moment immer im Hintergrund behalten: Er ist die wahrscheinlich wichtigste Änderung, die du erreichen möchtest.
Halte diese und weitere Ziele und Anliegen in einem Anforderungskatalog fest. Der Anforderungskatalog sollte so aussehen:

• Liste alle Aufgaben auf, die täglich in deinem Unternehmen anfallen.
• Notiere deine Erwartungen und Ziele an das ERP-System. Soll es Insellösungen ablösen, Maschinen voll auslasten, bestimmte Prozesse automatisieren, Kosten senken?
• Welche Funktionen soll das Warenwirtschaftssystem bieten?
• Überlege, wie viele Arbeitsplätze du für das ERP-System benötigst. Wer wird damit arbeiten?
• Sollen die alten Daten in das neue System übertragen werden können?

Tipp 2: Kalkuliere dein Budget.

Für welche ERP-Lösung du dich entscheiden wirst, ist auch immer eine Frage des Geldes. Du solltest dir daher am Anfang der Suche überlegen, wie viel Budget du in das ERP-System investieren kannst. Bedenke, dass neben der Anschaffung noch weitere Kosten auf dich zukommen können.

Kosten, die mit einem ERP-System einhergehen können:

• Wartung und technischer Support
• Server
• Individuelle Anpassungen
• Lizenzen
• Weiterbildungen für Mitarbeiter
• Personaleinsatz

Auf dem Markt gibt es neben klassischen Software-Lösungen inzwischen auch verschiedene Miet-Varianten: cloudbasierte ERP-Systeme. Bei diesen werden z. B. Server zur Verfügung gestellt und auch Updates und Wartungen nimmt der Anbieter vor. Vielleicht ist ein Warenwirtschaftssystem aus der Cloud für dein Budget das passende?

Tipp 3: Hole deine Mitarbeiter frühzeitig ins Boot.

Hole deine Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot, am besten in Form eines Projektteams. Du kannst von den Ideen und Einwänden deiner Mitarbeiter profitieren, denn wer allein eine Auswahl treffen muss, kann schnell den Blick aufs Wesentliche verlieren. Deine Mitarbeiter können dann mit kritischen Fragen und anregenden Hinweisen dafür sorgen, dass ihr gemeinsam ein passendes System für das Unternehmen auswählt.

Tipp 4: Triff eine grobe Vorauswahl und grenze sie dann ein.

Um eine sinnvolle Entscheidung treffen zu können, solltest du dir zunächst einen Überblick über die verschiedenen Anbieter verschaffen. Neben einer ersten Online Recherche ist es empfehlenswert…

• … Fachmessen zu besuchen und Anbieter kennenzulernen.
• … persönliche Kontakte zu knüpfen.
• … Magazine und Publikationen zu lesen. Hier findest du seriöse Anbieter und
Empfehlungen anderer Unternehmer.

Deine erste Vorauswahl kann durchaus 10-20 Anbieter umfassen. Du musst noch nicht genau schauen, ob das Angebot perfekt zu deinem Anforderungskatalog passt. Zunächst soll es darum gehen, Anbieter auszuwählen, die dir vertrauenswürdig, modern, benutzerfreundlich usw. erscheinen.

Wichtig ist auch der „Blick in die Glaskugel“. Das bedeutet zu antizipieren, welche Aufgaben in Zukunft auf das Unternehmen zukommen könnten und zu schauen, ob der ERP-Hersteller bereits einen bunten Strauß an Zusatzmodulen anbietet bzw. ob es viele verschiedene Partnerlösungen gibt. Nur so lässt sich das Risiko zukünftiger teurer Individualprogrammierungen minimieren.

Tipp 5: Prüfe das neue System auf Herz und Nieren.

Im nächsten Schritt triffst du eine Endauswahl von etwa fünf Anbietern. Die Systeme gilt es nun intensiv zu analysieren und zu prüfen.

• Lass dir vom Anbieter eine Demo-Version zur Verfügung stellen.
• Teste das ERP-System gründlich.
• Lasse auch deine Mitarbeiter das System ausprobieren.
• Welche Vorteile bietet das System?
• Welche Schwachstellen hat das System?
• Erfüllt das ERP-System die Punkte deines Anforderungskatalogs?

Tipp 6: Entscheide nichts unter Zeitdruck.

Wenn du ein ERP-System für dein Unternehmen einführen willst, solltest du nichts übers Knie brechen. Durchdenke deine Entscheidung für einen Anbieter gut und gründlich und nimm dir dafür die Zeit, die es braucht.

Du solltest in jedem Fall strukturiert und strategisch vorgehen. Hole dir Angebote ein und vergleiche sie mit deinem Anforderungskatalog. Spontane Entscheidungen, die unter Zeitdruck getroffen werden, solltest du unbedingt vermeiden, weil sie unter Umständen teure, nachträgliche Anpassungen nach sich ziehen können.

Tipp 7: Führe Vertragsverhandlungen mit dem ausgewählten Anbieter.

Du hast einen Anbieter gefunden, der ein passendes System anbietet? Dann kannst du im letzten Schritt in die Vertragsverhandlungen gehen. Die Grundlage hierfür ist der Anforderungskatalog, den du zusammengestellt hast. In diesem sind alle Funktionalitäten und Ansprüche im Detail festgehalten.

Möglicherweise lässt sich nicht direkt mit dem ersten Anbieter, den du ausgesucht hast, eine Einigung erzielen. Die Suche nach dem passenden ERP-System ist also erst dann abgeschlossen, wenn ein konkreter Vertrag ausgehandelt wurde.

Fazit: Wähle dein neues ERP-System sorgfältig und strategisch aus.

Du solltest in keinem Fall planlos irgendein ERP-System für dein Unternehmen auswählen. Schreibe einen Anforderungskatalog und lasse dich von einem ausgewählten Projektteam deines Unternehmens bei der Suche unterstützen. Nimm dir ausreichend Zeit und teste die verschiedenen Systeme gründlich. Sobald im Anschluss der Vertrag mit dem Anbieter ausgehandelt und das System eingerichtet ist, kannst du von den Vorteilen eines Warenwirtschaftssystems profitieren.

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